Themenfelder und Prozess der Effizienzprüfung

ECBE

 
ECBE hat entsprechend des Unternehmenstyps (börsennotierte Gesellschaft, Bank, Unternehmen der öffentlichen Hand, nicht börsennotierte private Unternehmen) Standard-Fragebögen entwickelt, die bereits in der Praxis erprobt sind und sämtliche Aspekte der Gremienarbeit adressieren. Der Prozess der Effizienzprüfung ist vergleichbar, allerdings unterscheiden sich die Themenfelder aufgrund der unterschiedlichen inhaltlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen.

 

Online-Fragebögen – differenziert nach Unternehmenstyp

Im Kern der durchgeführten Effizienzprüfungen steht dabei die vollständig anonyme Befragung der Aufsichtsratsmitglieder auf Basis eines Online-Fragebogens, der je nach gewähltem Dienstleistungspaket individualisiert werden kann. Sein grundsätzlicher Aufbau und die adressierten Inhalte ergeben sich aus den Rahmenbedingungen des Unternehmens (z.B. relevante Gesetze) und die Struktur des Aufsichtsgremiums (z.B. mitbestimmter Aufsichtsrat). Gleichzeitig wird der Umfang der Befragung unternehmensspezifisch definiert. Insbesondere ist festzulegen, ob die Effizienzprüfung nur die Arbeit des Gesamtgremiums umfasst oder auch alle bzw. einzelne Ausschüsse des Aufsichtsrats berücksichtigt.
 

Typische Themenbereiche

Unabhängig von einzelnen Unternehmensspezifika werden typischerweise folgende Themenbereiche der Aufsichtsratsarbeit im Fragebogen adressiert (beispielhaft dargestellt für die Effizienzprüfung börsennotierter Unternehmen die den Regelungen des DCGK unterliegen):

ECBE_Angebot

Der zusammengestellte Fragebogen wird im nächsten Schritt (siehe Prozessdarstellung unten) als Basis für die Online-Befragung genutzt. Die vollständig anonym durchgeführte Befragung kann auf verschiedenen Endgeräten (PC, Laptop, Tablet etc.) durch die Aufsichtsratsmitglieder beantwortet werden. Dabei ist jederzeit eine Unterbrechung und Wiederaufnahme der Bearbeitung möglich, so dass eine große zeitliche und örtliche Flexibilität gegeben ist.
 

Standardprozess der Effizienzprüfung/Evaluierung

1. Definition der Inhalte der Effizienzprüfung/Evaluierung

  • Ableitung des Fragenkatalogs für das betreffende Unternehmen auf Basis des rechtlichen Umfelds, der Unternehmensgröße, Struktur des Aufsichtsrats, etc.
  • Abstimmung des Fragekatalogs mit Unternehmensvertreter je nach gewählten Dienstleitungspaket

2. Durchführung der Befragung

  • Erfassung der Kontaktdaten der zu befragenden Gremienmitglieder
  • Sicherer Versand der individuellen Zugangsdaten an die Befragungsteilnehmer
  • Anonyme Beantwortung des Online-Fragebogen

3. Auswertung der Befragung

  • Mehrdimensionale Auswertung der Befragungsdimensionen
  • Ableitung möglicher Handlungsfelder für den Aufsichtsrat/das Verwaltungsorgan
  • Erstellung und elektronischer Versand des individuellen Abschlussberichts

 

Ergebnisbericht und Management Summary

Nach Abschluss der Befragung erfolgt eine detaillierte und mehrdimensionale Auswertung der Befragung. Die Ergebnisauswertung findet dabei grundsätzlich nicht nur auf Ebene der Einzelfragen statt, sondern auch auf Ebene der einzelnen Themenbereiche der Befragung (siehe Übersicht mit Themenbereichen). Somit können Aufsichtsräte mögliche Muster und Handlungsfelder schneller identifizieren und ihre Aktivitäten besser priorisieren.

Die Auswertungsergebnisse fließen in einen detaillierten Ergebnisbericht ein, der elektronisch im PDF-Format zur Verfügung gestellt wird. Je nach Fragebogen und Umfang der Effizienzprüfung umfasst dieser Bericht durchschnittlich 140 Seiten. Er enthält die vollständigen Auswertungen für die Einzelfragen und die aggregierte Ergebnisse für die unterschiedlichen Themenbereiche der Effizienzprüfung. Handlungsfelder zur Verbesserung der Aufsichtsratsarbeit werden nachvollziehbar dargestellt und mögliche Implikationen für das Gremium aufgezeigt.

Zusätzlich zu den Befragungsergebnissen werden die verwendeten Methoden ausführlich erläutert, die Vorgehensweise detailliert beschrieben und der Fragenkatalog dargestellt. Inhalte und Prozess der durchgeführten Effizienzprüfung werden vollständig dokumentiert. Der Ergebnisbericht trägt damit einer möglichen Dokumentationspflicht bzw. der Möglichkeit zur Belegung der Durchführung einer Effizienzprüfung, beispielsweise gegenüber staatlichen Stellen oder dem Wirtschaftsprüfer, umfassend Rechnung. Zusätzlich wird auch eine Management Summary der wichtigsten Ergebnisse der Effizienzprüfung bereitgestellt. Sie umfasst ca. 20 bis 30 seiten und liefert konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der Gremienarbeit.


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