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Unternehmensorganisation: Digitalisierung von Akten nimmt Fahrt auf


Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen, etwa die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt. | ©denisismagilov/fotolia.com

Weniger aufwändiges Suchen in Hängeregistern, weniger Doppelablagen, weniger Briefpost-Versand: Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier. Das zeigt der Digital Office Index 2018 – eine repräsentative Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern des Digitalverbands Bitkom.

Ein Drittel der Unternehmen (34 %) gibt an, die eigenen Papierakten mittlerweile zumindest teilweise digitalisiert zu haben. Weitere 39 % haben zumindest schon neuere Papierakten digitalisiert. Lediglich jedes vierte Unternehmen (26 %) hat noch keine einzige Papierakte eingescannt. Allerdings ist dieser Anteil rückläufig: 2016 sagten noch 31 %, dass bis zu diesem Zeitpunkt in ihrem Unternehmen noch keine einzige Papierakte digitalisiert worden war.

Nicht immer braucht es einen Ausdruck

In jedem dritten Unternehmen (33 %) wird heute zudem auch weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Großkonzernen ist es sogar bereits knapp die Hälfte (49 %), die zusehends auf Ausdrucke verzichtet. 46 % der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr, bei 19 % sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente. „Digitale Dokumente sparen nicht nur Druck- und Versandkosten in Unternehmen. Sie erleichtern oft auch die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet oder Laptop“, erklärt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse.

Ein Drittel druckt heute weniger als noch vor einem Jahr

Lediglich 6 % aller Unternehmen (2016: 11 %) geben an, dass 100 % ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse noch papierbasiert ablaufen. 19 % meinen, dass sie zu circa 75 % papierbasiert arbeiten. Vier von zehn Unternehmen (43 %) schätzen, dass die Hälfte der Prozesse papierbasiert ablaufen. In knapp drei von zehn Unternehmen (28 %) wird noch maximal zu 25 % papierbasiert gearbeitet. Bei den großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es sogar rund vier von zehn Unternehmen (38 %), die zu nur noch maximal zu 25 % mit Papier arbeiten.

(Bitkom / Viola C. Didier, RES JURA Redaktionsbüro)


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